SEPA-Umstellung

Der Countdown läuft!

Ab dem 1. Februar 2014 gilt auch im nationalen Zahlungsverkehr ausschließlich der SEPA-Standard. Für Unternehmen und Vereine bedeutet das umfangreiche Änderungen in der internen Finanzbuchhaltung und im Zahlungsverkehr. Der Bauern- und Winzerverband Rheinland-Pfalz Süd e.V. befindet sich mitten in der Umstellungsphase. Sandra Boßung-Dommasch, verantwortlich für Verwaltung und Rechnungswesen, erzählt uns, worauf es ankommt.

Frau Boßung-Dommasch, wann hat der Verein mit der Umstellung angefangen und wie geht der Prozess vonstatten?

Anfang des zweiten Quartals 2013 haben wir zunächst unsere Mitarbeiter geschult und darüber aufgeklärt, was mit der SEPA-Umstellung im Kundenbereich auf uns zukommen wird. Im Juni haben wir dann die Wandlungsschreiben an unsere Mitglieder versendet und sind derzeit dabei die neuen Daten, sprich IBAN, BIC, Mandate etc., in unsere Softwareanwendung einzupflegen. Ungefähr 50 % der Umstellung sind abgeschlossen. Im September/ Oktober starten wir mit ausgewählten Kunden eine Testphase und im November soll die Umstellung dann vollständig abgeschlossen sein.

Warum haben Sie so früh mit der Umstellung begonnen?

Der ausschlaggebende Punkt war definitiv das Gespräch mit unserem MVB-Kundenberater. Er hat uns ausführlich und in aller Deutlichkeit erklärt, welchen Umfang die Umstellung in unserem Falle einnimmt und welche Schritte zu gehen sind, bis wir 100 % SEPA-fit sind. Danach war uns klar, dass es nicht damit getan sein würde, einfach IBAN und BIC unserer Mitglieder einzupflegen, und wir schnell zur Tat schreiten mussten.

Was war der aufwändigste Punkt bei der Umstellung?

Die Umstellung der bestehenden Einzugsermächtigungen auf SEPA-Lastschriftmandate. Ab Februar 2014 gelten ausschließlich SEPA-Lastschriftmandate mit Originalunterschrift. Wir mussten also alle Mitglieder anschreiben und über die Umstellung informieren. Bei 15.000 Mitgliedern kann man sich ausmalen, was das bedeutet – zumal es auch eine große Menge Rückfragen zu bewältigen gab.

Welche Vorteile birgt für Sie das Electronic-Banking-Programm GENO cash im SEPA-Zahlungsverkehr?

Dateien aus unserer Finanzbuchhaltungssoftware lassen sich reibungslos in GENO cash importieren, auf korrekten Aufbau hin prüfen und an die MVB zur Buchung übertragen. Wiederkehrende Abbuchungen lassen sich hier anlegen, so dass man alle Daten nur einmal eingeben muss. Das spart eine Menge Zeit.

Was raten Sie Unternehmen, denen die Umstellung noch bevorsteht?

Ganz klar: Wer seine Hausaufgaben noch nicht gemacht hat, sofort anfangen! Neben den neuen Einzugsverfahren gilt es außerdem, unzählige Richtlinien, Fristen und Termine zu integrieren. Oft ist man auch auf andere Stellen angewiesen, wenn etwas beantragt werden muss, wie z. B. die Gläubiger-ID. Wer jetzt nicht loslegt, kann im Februar in Schwierigkeiten kommen. Wenn man sich diesen immensen Aufwand einmal genau vor Augen hält, sieht man: Es ist höchste Zeit!